La transformación digital es ya una realidad y en los últimos años se ha ido extendiendo a todos los campos de nuestras vidas, siendo especialmente notable en el mundo empresarial. Las empresas han sentido una imperiosa necesidad de digitalizarse para no quedarse atrás y estancadas con respecto a sus competidores. Un proceso de digitalización que, en el caso de las empresas, afecta a muchos departamentos, desde el departamento de I+D al de recursos humanos.
Pero es en la contratación digital donde encontramos las soluciones más prácticas, sencillas y atractivas, agilizándose mucho la gestión de contratos al no tener que desplazarse y asegurar la validez jurídica gracias a herramientas digitales como el software de gestión contractual de las grandes empresas de plataformas como Webdox. Pero ¿por qué digitalizar un proceso de contratación?
¿Qué beneficios ofrece digitalizar un proceso de contratación?
La tecnología aporta agilidad en todos los procesos haciendo más competitiva a la empresa y aportándole más versatilidad y capacidad para adaptarse a todos los cambios del mercado. Por lo que respecta a la gestión de contratos, la digitalización también aporta una serie de ventajas.
La digitalización del proceso de contratación tiene como principales beneficios:
- Los contratos pueden realizarse desde cualquier ubicación, sin que sea preciso desplazarse para llevarlos a cabo.
- Al contarse con medios de notificación electrónica y software para la realización de este tipo de contratos, siempre se puede llevar a cabo la gestión, confección, validación, firma y la explotación de los contratos en todos los departamentos de la empresa.
- Estas facilidades también redundan en una reducción de los costes y, por lo tanto, un incremento del beneficio tanto para la empresa como para los clientes.
- La experiencia del cliente también es mucho más positiva al poder elegir aquel canal que le resulte más cómodo para realizar estas gestiones, no tener que desplazarse y poder trabajar ese cualquier dispositivo.
- Además, esta modalidad permite al cliente revisar el contrato y validarlo de forma inmediata, simplificándose todos los procesos de la contratación.
- Se consigue consolidar las relaciones entre empresas, fortaleciendo la reputación de nuestra empresa por nuestra eficacia, versatilidad y reducción de costes.
¿Qué funcionalidades ofrece el software para la gestión contractual?
El software para la gestión contractual permite agilizar todos los procesos de la gestión y firma de contratos, ofreciendo las siguientes funcionalidades:
- Centralizar todos los contratos de la empresa a través de un único canal. Así, podemos administrar todas las solicitudes de nuevos contratos, conectar con otras áreas de la empresa y diseñar formularios preestablecidos completos y automatizables.
- Redactar los contratos en formato Word.
- Controlar las diferentes versiones del documento y los cambios durante el proceso de redacción y colaborar en equipo de forma ágil y transparente.
- Generar de forma masiva los documentos para la firma electrónica, ahorrando tiempo y dinero con este tipo de firma.
- Avisar por correo electrónico a todos los participantes para la revisión y firma del documento.
- Poder controlar el proceso de la firma masiva al notificarnos el estado de avance.
- Generar procesos ordenados para rechazar o aprobar contratos.
- Tener siempre una alarma para fechas e hitos clave de los contratos.
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