Subsecretaría Aviación Autorizada Para Almacenar Documentos

Subsecretaría de Aviación está autorizada para almacenar documentos

El siguiente dictamen nº 31910 de 9 de Julio de 2008 proviene del sitio de la Contraloría General de la República. La Subsecretaría de Aviación se encuentra autorizada para almacenar en microfotografía, microtarjetas, fotografía en miniatura u otro tipo de copia fotográfica y fotocopia, los documentos públicos y privados que forman parte de sus archivos, así como para obtener copias o reproducciones de los mismos, en soporte papel, las cuales tendrán el valor que dicho instrumento prevé, que es el mismo de los originales, siempre que se estampe en ellas la autenticación respectiva.

TEXTO:
N° 31.910 Fecha: 9-VII-2008

La Subsecretaría de Aviación ha solicitado a esta Contraloría General un pronunciamiento sobre la posibilidad de expedir válidamente, en soporte papel, diversos documentos que se propone obtener a partir de copias que han sido almacenadas en sus archivos por medio de microfichas o electrónicamente, para efectos de entregarlas a terceros que los soliciten, o para ser incluidas como documentos, fundantes de los actos administrativos que emita, y las ulteriores tramitaciones a que haya lugar en relación con los mismos ante esta Entidad Fiscalizadora, especialmente en materia de otorgamiento de pensiones y montepíos.

Añade que, en su opinión, la validez de los instrumentos así emitidos se fundaría en la utilización del mecanismo del cotejo previsto en la ley N° 19.088, y se enmarcaría en el principio de la equivalencia de los soportes electrónicos y en papel establecidos en la ley N° 19.799, permitiendo a ese organismo público eliminar antecedentes almacenados en carpetas manuales.

Solicitado su informe, la Subsecretaría de Economía, Fomento y Reconstrucción ha señalado, en síntesis, que la figura establecida en la mencionada ley N° 19.088 tiene un objetivo distinto al propuesto por la Subsecretaría de Aviación, y asimismo, que la ley N° 19.799, sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha Firma, tampoco es aplicable al supuesto a que se refiere la entidad ocurrente, en tanto exige que los documentos públicos electrónicos deben disponer de firma electrónica avanzada, y que sólo en esas condiciones será procedente poner los datos respectivos a disposición de terceros.

En relación con la materia, es necesario hacer presente que el artículo 1° del decreto ley N° 458, de 1974, autorizó el procedimiento de reproducciones en microfotografía, microtarjetas, fotografía en miniatura u otro tipo de copia fotográfica y fotocopia de las citadas reproducciones en los archivos de todas las reparticiones del Ejército de Chile y de la Subsecretaría de Guerra, las cuales, de conformidad con dicha norma, tienen, para todos los efectos legales, el mismo valor que los documentos originales, al igual que las copias que de dichas reproducciones otorguen las referidas instituciones, debidamente autenticadas, y añade que los referidos originales podrán ser incinerados, siempre que previamente se haya certificado en las aludidas reproducciones, por el jefe de la repartición a cuyo cuidado éstos se encuentren, que son copia fiel de aquéllos.

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A su vez, y de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2° del precitado decreto ley, que dispuso hacer extensivos el procedimiento y las normas de su artículo 1° «a la Armada, a la Fuerza Aérea y a Carabineros de Chile, como a las Subsecretarías de Marina y Aviación, cuando esas instituciones lo requieran y así se disponga por decreto supremo», se dictó el decreto N° 832, de 1974, del Ministerio de Defensa Nacional, el cual autorizó para dicho efecto a la Fuerza Aérea de Chile y a la Subsecretaría de Aviación, otorgándose a las respectivas reproducciones y a las copias autenticadas de ellas el mismo valor que los originales, para todos los efectos legales.

De este modo, es dable consignar que la Subsecretaría de Aviación se encuentra autorizada, en virtud del citado decreto ley N° 458, de 1974, y obrando de conformidad con los requisitos que en el mismo se indican, para almacenar del modo allí previsto, los documentos públicos y privados que forman parte de sus archivos, así como para obtener copias o reproducciones de los mismos, en soporte papel, las cuales tendrán el valor que dicho instrumento prevé, que es el mismo de los originales, siempre que se estampe en ellas la autenticación respectiva.

No obstante, cumple precisar que no procede que esa Subsecretaría acompañe, como antecedentes fundantes de sus actos administrativos, copias o fotocopias autentificadas por los mencionados funcionarios, tratándose de documentos y resoluciones emitidos por otras entidades, ni de los certificados, solicitudes e informes emanados de autoridades ajenas a ese organismo, atendido que dichos instrumentos deben ser debidamente autorizados por el funcionario competente para otorgarlos o para certificar acerca de su contenido, y que tampoco le corresponde otorgar copias de los mismos a los particulares que las soliciten, criterio que ya ha sido expresado por esta Contraloría General en los dictámenes N°s 4.489, de 1988 y 11.321, de 1991.

Precisado lo anterior, cumple hacer presente que la tramitación electrónica de los actos de la Administración Pública sólo procede en los términos establecidos en la citada ley N° 19.799 -sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma-, especialmente en sus artículos 6° y 7°, los cuales facultan a los órganos del Estado para «ejecutar o realizar actos, celebrar contratos y expedir cualquier documento», en las materias de su competencia, suscribiéndolos mediante firma electrónica, todos los cuales «serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los expedidos por escrito y en soporte papel», sin perjuicio de que, «para que tengan la calidad de instrumento público o surtan los efectos propios de éste», deberán ser suscritos mediante firma electrónica avanzada, exigencia que no se compadece con el procedimiento propuesto por la Subsecretaría de Aviación, ni se vincula con los tópicos aludidos en la consulta.

A continuación, es dable señalar que, como ya ha sido precisado por esta Contraloría General en sus dictámenes N°s 40.580, de 1995, y 4.829, de 2000, el artículo único de la ley N° 19.088 -que establece normas sobre cotejo de documentos con copias o fotocopias de los mismos, en actuaciones o presentaciones relacionadas con los asuntos que indica-, permite a los administrados presentar, en las actuaciones que se realicen o presentaciones formuladas ante las autoridades que ella determina y respecto de los asuntos que expresamente menciona, los originales de los documentos requeridos o copias autorizadas de ellos, y dejar fotocopias simples de los mismos, con el objeto de que la tramitación respectiva se inicie y agote en un mismo lugar, sin necesidad de que los interesados se trasladen a una notaría para obtener la certificación correspondiente, reemplazando dicho trámite mediante el cotejo efectuado por el funcionario receptor, del modo previsto en ella.

Como es dable observar de lo expuesto, la disposición precedentemente mencionada no tiene relación con las materias consultadas por la entidad ocurrente, toda vez que ese precepto sólo resulta aplicable a la recepción de documentos necesarios para efectuar determinado tipo de trámites por parte de los particulares, y su validación por la vía del señalado cotejo, pero no puede extenderse a la emisión y certificación de copias de instrumentos que forman parte de los archivos de los respectivos organismos públicos.

Finalmente, es necesario manifestar que de conformidad con el artículo 14, inciso final, del decreto con fuerza de ley N° 5.200, de 1929, del Ministerio de Educación Pública, «la documentación del Ministerio de Defensa Nacional, de las Fuerzas Armadas, de Orden y Seguridad Pública, y de los demás organismos dependientes de esa Secretaría de Estado o que se relacionen con el Supremo Gobierno por su intermedio, se archivará y eliminará conforme a lo que disponga la reglamentación ministerial e institucional respectiva».

En consecuencia, cumple señalar que, en virtud de lo previsto en el decreto ley N° 458, de 1974, antes citado, la Subsecretaría de Aviación se encuentra autorizada para almacenar, del modo allí previsto, los documentos que forman parte de sus archivos, y para obtener y otorgar copias o reproducciones autenticadas de éstos, a partir de los instrumentos así guardados, las cuales tendrán el mismo valor que sus originales, salvo tratándose de documentos y resoluciones emitidos por otras entidades, o de los certificados, solicitudes e informes emanados de autoridades ajenas a ese organismo, atendido que dichos instrumentos deben ser debidamente autorizados por el funcionario competente para otorgarlos o para certificar acerca de su contenido.